Изготвянето на документация е неделима част от дейността на една фирма.

Документацията служи за предаване на информация и по само по такъв начин може да се гарантира запазването ѝ не само в паметта на служителите.

Случи ли се така, че някои служители да не са на разположение поради болест или промяна на работата, дори и прости работни процеси могат да се превърнат в сложни, почти нерешими задачи.

Настрана от такива крайни случаи, документацията служи за общото описание на процеси, и позволява за да се избегнат рискове за хора, техника, както и загуба на данни.

Чрез документацията се постигат ясни правила и ограничения.

Опитът е показал, че такава документация не трябва да бъде изготвяна от техничеките служители, които са заети с извършването на ежедневната работа.

Поради неотложната заетост по проекти най-често не остава необходимото време за изчерпателна, съвестно изготвена документация.

В допълнение на това, повечето служители нямат нито необходимия ценз, нито необходимия опит за да изготвят пълна, разбираема и възможно най-компактна докуметация.

За съжаление е неизбежно на практика „подразбиращи“, но важни детайли да не се документират, тъй като „са известни на всички“.