Η δημιουργία της τεκμηρίωσης είναι ένα σημαντικό έργο σε πολλούς τομείς μιας εταιρείας.

Χρησιμοποιούνται για την εξασφάλιση της γνώσης. Αυτός είναι ο μόνος τρόπος να εξασφαλιστεί να μην κοιμούνται στο μυαλό μεμονωμένους υπάλληλους.

Eάν εν λόγω ασθένειας ή εταιρική μεταβολή η υπάλληλoι δεν είναι διαθέσιμοι, μπορούν να γίνoυν απλές ροές εργασίας πολύ δύσκολα.

Πέρα από αυτές τις ακραίες περιπτώσεις εξυπηρετούν τεκμηρίωσης επίσης τη γενική περιγραφή από επιχειρήσεις για την κατάργηση των κινδύνων για την μηχανή, για τους ανθρώπους και για τα δεδομένα.

Τεκμηρίωσης δημιουργούν κανόνες και όρια.

Η εμπειρία δείχνει, ότι τα έγγραφα αυτά δεν θα πρέπει να δημιουργηθούν από τους τεχνικούς υπαλλήλους, που βρίσκονται στην καθημερινή επιχείρηση και πρέπει να συνεχίσουν να κάνουν την κανονική εργασία.

Eκτός από την καθημερινή συνέßη έργο δεν υπάρχει χρόνος να δημιουργήσει καλές τεκμηριώσης .

Στις περισσότερες περιπτώσεις οι εργαζόμενοι δεν έχουν ούτε την εκπαίδευση, ούτε τηνεμπειρία να δημιουργούν τεκμηριώσης που είναι ολοκληρωμένες και αναγνώσιμα .

Δυστυχώς , υπάρχει κίνδυνος ότι μια αναπόφευκτη σήραγγα όραμα εμφανίζεται, ούτως ώστε ”προφανές ” αλλά σημαντικές λεπτομέρειες δεν μπορούν να τεκμηριωθούν, “επειδή όλοι τα γνωρίζουν”.