Das Erstellen von Dokumentationen ist eine wichtige Aufgabe in vielen Bereichen einer Firma.

Sie dienen dem Sichern von Wissen. Nur so kann gewährleistet werden, dass Informationen nicht nur in den Köpfen einzelner Mitarbeiter schlafen.

Sollten diese Mitarbeiter Aufgrund von Krankheit oder Firmenwechsel nicht zur Verfügung stehen, können einfache Arbeitsabläufe zu einer riesigen und fast unlösbaren Aufgabe werden.

Abgesehen von solchen Extremfällen dienen Dokumentationen auch der generellen Beschreibung von Vorgängen, um Risiken für Mensch, Maschine oder Daten abzuschaffen.

Dokumentationen schaffen klare Regeln und Grenzen.

Die Erfahrung zeigt, dass diese Dokumentationen nicht von den technischen Mitarbeitern erstellt werden sollten, die in das Alltagsgeschäft eingebunden sind und ihre normale Arbeit weiterhin erledigen müssen.

Neben dem dringenden täglichen Projektgeschehen bleibt meistens keine Zeit gute und gewissenhafte Dokumentationen zu erstellen.

Erschwerend kommt dazu, dass in den meisten Fällen diese Mitarbeiter weder die Ausbildung noch die Erfahrung haben, eine Dokumentation zu erstellen, die sowohl vollständig als auch lesbar und so kompakt wie möglich ist.

Leider besteht die Gefahr, dass eine unvermeidliche Betriebsblindheit auftritt, sodass “selbstverständliche” aber wichtige Details nicht dokumentiert werden, “weil das ja alle wissen”.