La creación de documentaciones es una tarea importante en muchas partes de una empresa.

Sirven para el almacenamiento de conocimiento. Sólo de esta manera se puede asegurar, que las informaciones no se quedan solamente en las cabezas de los trabajadores.

Si esos trabajadores no están a disposición por enfermedad o cambio de trabajo, rutinas laborales pueden desarrollarse en una tarea gigante y casi insoluble.

Aparte de estos casos extremos, las documentaciones también sirven para una descripción general de procesos con el objetivo de suprimir el riesgo para personas, máquinas o datos.

Documentaciones establecen claras reglas y límites.

La experienca muestra que esas documentaciones no deberían ser creadas por los trabajadores técnicos que están ligados al trabajo diario y que tienen que seguir haciendo su trabajo normal.

Aparte de los sucesos diarios importantes, normalmente no queda  tiempo para crear documentaciones buenas y cuidadosas.

Por si fuera poco, en la mayoría de los casos esos trabajadores no tienen la formación ni la experiencia para crear una documentación, que este completa, legible y más compacta posible.

Lamentablemente existe el peligro que surga una ceguera inevitable, por lo que se suele no documentar detalles «obvios» pero muy importantes, porque «esto lo saben todos».