Vytváření dokumentací je důležitým úkolem v mnoha oblastech firmy.

Slouží k zajištění vědomostí. Jen tak je možné zajistit, aby informace nezůstaly pouze v hlavách jednotlivých pracovníků.

Pokud nejsou pracovníci z důvodu nemoci nebo odchodu z firmy k dispozici, mohou se stát jednoduché pracovní postupy obrovským a téměř neřešitelným úkolem.

Bez ohledu na takové extrémní případy slouží dokumentace také jako obecný popis postupů k tomu, aby se odstranila rizika pro člověka, stroj nebo data.

Dokumentace vytvářejí jasná pravidla a meze.

Zkušenosti ukazují, že by tyto dokumentace neměli zpracovávat techničtí pracovníci, kteří jsou zapojeni do každodenní činnosti a musejí nadále vykonávat svou běžnou práci.

Vedle naléhavé každodenní činnosti na projektech nezbývá většinou čas na vypracování svědomité dokumentace.

K tomu se přidává také ten problém, že ve většině případů tito pracovníci nemají ani vzdělání, ani zkušenosti s vypracováváním dokumentace, která má být jak úplná, tak i čitelná a co nejvíce kompaktní.

Bohužel vzniká nebezpečí, že nastane tzv. provozní slepota, tj. že se nezdokumentují „samozřejmé“ věci a detaily, „protože to přece všichni vědí“